Tutanak, kişilerin imzaları ile oluşturulmuş resmi evraklar olarak sayılırken zabıt olarak da isimlendirilir. Resmî belge niteliği taşıyan tutanaklar, hukuki değer taşır. Tutanaklar belli bir kural çerçevesinde yazılırken hazırlanan tutanaklar kişisel görüşlere ve yorumlara göre hazırlanmaz. Sade anlaşılır açık bir dille yazılan tutanaklar objektif olarak yazılmalıdır.
El yazısı, bilgisayar veya daktilo yardımı ile oluşturulan tutanaklar, tükenmez kalem veya dolma kalem kullanılması gerekir. Tutanak kâğıdı beyaz ve temiz bir kâğıt olması gerekirken bütün hususlara dikkat edilerek yazılırsa tutanaklar kabul olur.
Tutanaklar nasıl tutulur?
Tutanaklar, durum tespiti yapmak veya kayıt altına almak için tutulur. En çok trafik kazalarında tutulan tutanaklar mevcuttur.
Tutanaklar, kısa ve anlaşılır şekilde açık ve net olarak yazılmalıdır. Kişisel düşünceleri içermeyen tutanaklarda resmi dil konuşulmalıdır. Tutanaklara başlık ile başlanır. Başlık ise içeriği anlatmalıdır. Kâğıt temiz olmalı ve tutanak kağıdının tek bir yüzü kullanılır. Eğer birden fazla tutanak yazılıyorsa numara verilmelidir. Önek olarak 1/2, 2/2, 3/3 gibi
Birden fazla tutanak yazıldıysa her sayfaya ayrı ayrı imza atılmalıdır. Tutanak kağıtlarında en az 2 imza bulunmalı. Eğer daha az imza olursa tutanak kabul edilmez. Ayrıca olay zamanında şahitler varsa eğer kişilerin isim soy isimleri olarak yazılmalı ve imzaları atılmalıdır. Tutanaklar imzaya sayısına göre çoğaltılır ve bu durum belirtilir. Tüm olaylar detaylı şekilde anlatılırken adres, gün, saat, tarih, telefon veya kimlik bilgileri gibi gerekli olan tüm durumlar belirtilir.
Eğer el yazısı ile yazılıyorsa yazıya dikkat edilmelidir. Tutanakta daha sonra ekleme silme çıkarma gibi işlemler olamaz. Kâğıt düzenine göre yazılmalı ve aynı kalem ile yazılmalıdır. Tutanaklar aynı kişi ve aynı kalem ile tutulmalıdır.
Yanlış bir yazım oluşması durumda, yanlış kısmın üzeri tek çizgi ile çizilmelidir. Yanına parantez açılarak kaç kelimenin üzeri çizildiği belirtilmelidir.
Tutanak çeşitleri nelerdir?
Tutanaklar çeşitli durumlar için tutulabilmektedir. Şahitler varsa şahitlerde tutanak oluşturmalıdır. Tutanak çeşitleri şu şekildedir;
- Yakalama Tutanağı
- Arama Tutanağı
- Bilgi Alma-Verme Tutanağı
- Olay Tespit Tutanağı
- Teslim Tutanağı
- Yangın Tutanağı
- Kimlik Tespit Tutanağı
- Hastane Rapor Tutanağı
- Bulunmuş Eşya Tutanağı
- İfade Tutanağı
- İşe gelmeme tutanağı
- Hasar tespit tutanağı
- Salıverme tutanağı
- Otopsi Tutanağı
- Üst Arama Tutanağı
Trafik Kazası Tutanağı gibi farklı birçok türleri bulunmaktadır.
Tutanak tutulurken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?
Tutanak tutulurken birçok kurallara dikkat edilmesi gerekmektedir. Önemli belge niteliği taşıyan tutanaklar şu noktalara dikkat edilmesi gerekir;
Tutanaklar başlık ile başlamalıdır ve başlıklar kâğıdın en üst orta kısmına yazılır. Büyük harfler olarak yazılan başlıklar durumun içeriğini yansıtmalıdır. Önek olarak; HASAR TESPİT TUTANAĞI
Tutanaklar içerik ile ifade edilemiyorsa başlıklar yine büyük harf ile TUTANAK ya da TUTANAKTIR diye başlık atılmalıdır. Tutanak içeriğine detaylı bilgi verilmesi ardından olayın başlama saati bitme saati, yer ve kimlerin olduğu detaylar açıkça yazılmalıdır. Tutanağın içerisinde bahsedilen durum veya suç, kimler tarafından olduğu belirtilmelidir. Tutanağa kişiler imza atmalı ve şahitlerde imza atmalıdır. Eğer 2 şahit yoksa 1 şahit tarafından imza atılır. Ad soyadı bilgileri mutlaka yazılmalıdır.
Tutanak önekleri
SÖZLÜ MÜRACAAT/ŞİKAYET TUTANAK ÖRNEĞİ
ADI SOYADI :
DOĞUM TARİHİ :
T.C. KİMLİK NO :
DOĞUM YERİ .
GÖREVİ :
ÜNVANI :
SİCİL NO :
DİLEKÇENİN ÖZÜ :
MÜRACAAT/ŞİKAYETİN İÇERİĞİ
İş bu tutanak, ilgililer tarafından okunup, doğruluğu anlaşıldıktan sonra müştereken imza
altına alındı. İzmir …../…../…….
İmza İmza
(Müracaat/Şikayet Sahibi) Müracaat/Şikayeti Kabul Eden Amir
Ekler:
ADRES:
Tutanak önekleri
TUTANAKTIR
Tarih……/……/20
KONU :
Kurumumuzun ……………………. bölümünde …………………….. görevi yapmakta olan ve aşağıda açık kimliği yazılı çalışan ; amirlerinden/ işvereninden yazılı ve sözlü izin almadan ve hakli bir neden bildirmeden ( çalışan yada yakınları ile temasa geçilerek devamsızlığının nedeni anlaşılacaktır.) …../……/20 tarihi itibariyle iş yerindeki mesaisine gelmemiş, mazeret dahi bildirmemiştir. Durumu belirten iş bu tutanak tebellüğ yerine geçmesi için şahitler huzurunda imza altına alınmıştır. ………/………/20
ŞAHİT ŞAHİT ŞAHİT
(ADI SOYADI) (ADI SOYADI) (ADI SOYADI)
İLGİLİ ÇALIŞANIN
• ADI SOYADI :
TELEFON :
• UNVANI :
İMZA :
Savunmanızı Yazmaya Buradan Başlayınız :
Olay Tutanağı öneği
Olay Tutanağı
31 Temmuz Salı günü 16:29 saatleri arasında personel amirliği görevini yürüttüğüm xxx isimli firmanın personel yemekhanesinde A.H. isimli çalışan Z.T isimli başka bir çalışanı darp ederek kafasını duvara vurmuştur. Bunun sonucunda Z.T adlı çalışan yere düşmüş ve bayılmıştır. Hemen ilk müdahalesi yapılarak sağlık ocağına sevk edilmiştir. Ve ailesi bilgilendirilmiştir. İşbu olay tutanağı tarafımdan olay yerinde tanzim edildikten sonra imza altına alınmıştır.
İmza
İsim
Personel Amiri
Şahitler
İmza
Zimmet Tutanağı Öneği
TESLİM-TESELLÜM BELGESİDİR
……………. Fakültesi/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu ………………..…………… Bölümü/Programı, …….….. Eğitim-Öğretim yılı ……… yarıyılına ait …….……………….. dersinin ……. adet sınav evrakı ve yoklama listesi kapalı zarf içerisinde ………… tarihinde elden teslim ettim.
TESLİM EDEN TESLİM ALAN
Adı, soyadı, unvanı Adı, soyadı, unvanı
(İmza ) (İmza)
Teslim Tutanağı Öneği
TESLİM TUTANAĞI
../../20….. Tarihinde ………………………. TC Kimlik Nolu ………………………. ……………………‘a aşağıdaki araç gereç zimmetlenerek teslim edilmiştir.
ARAÇ/GEREÇ NİTELİĞİ | ÖZELLİKLERİ | DİĞER |
Yukarıda teslim edilen araç/gereçlerden …………… …………………… sorumludur.
Kullanım şartları ve şirketin zimmet kuralları hakkında bilgi verilerek yukarıdaki araç gereçleri teslim aldım .
Tarafıma zimmetlenen araç gereçeleri uygun şekilde ve çalışma süresince kullanacağımı tahaahüt ederim.
Bu araç/gereçlerin; zarar görmesi veya arızalanması halinde ilgili yerlere bilgi vereceğimi,
‘şirket araç/gereç kullanma talimat ve prosedürlerine’
uygun olarak özenli ve dikkatli şekilde kullanacağımı, şahsi kusurum veya kasti sebeple oluşacak her türlü zararda İş Mevzuatının uygun gördüğü şekilde yapılacak işlemleri ve yaptırımları kabul ettiğimi beyan ederim.
Teslim Alan Teslim Eden
Ad Soyad / İmza Ad Soyad / İmza
Hasar Tespit Tutanağı
Hasar Tespit Tutanağı
03 Eylül Çarşamba günü 13:00/14:00 saatleri arasında şantiye şefi görevini yürüttüğüm xxx isimli firmanın yenievler inşaatında Ahmet Mehmet yönetimindeki dozer geri geri giderken yerde duran fayansların üzerinden geçerek kırmıştır. Hemen müdahale edilerek diğer kolilerin zarar görmesi engellenmiştir. 5 koli fayans kullanılamaz hale gelmiştir. İşbu hasar tutanağı tarafımdan olay yerinde tanzim edildikten sonra görgü şahitleri ali veli ve yusufa boza imzalatılmıştır.
İmza
İsim
Şantiye Şefi
Şahitler
İmza
Tutanaklar aynı gün mü tutulur?
Tutanakların aynı gün tutulması gerekir. Kaza, olay veya durumlarda sonradan tutanak tutulması mümkün değildir. Tutanaklar olayın gerçekleştiği yerde şahitler tarafından yazılır. Sonradan yazılan tutanaklar yasal olarak geçerli sayılmaz.
Tutanak arz ederim yazılır mı?
Tutanaklarda arz ederim yazısı asla yazılmaz. Dilekçelerde kullanılan ‘arz ederim’ sözlü tutanaklarda yazılmaz.
Tutanaklarda en az kaç imza olması gerekir?
Tutanaklar tek bir kişi ile tutulmaz. En az iki kişi tarafından tutulan tutanaklar, şahitler varsa imzalı olmalıdır. Tek başına tutanaklar kabul edilmez. Tutanaklar da en az 2 şahit olması gerekirken en az 2 imza bulunması gerekir.
Tutanak geçerlilik süresi nedir?
Eğer tutanaklarda süre belirlenmemişse süre sınırı yoktur. Fakat işçi için tutulan tutanaklarda süre takvim yılı olur. İşveren eğer işçiye tutanak açıyorsa bu süre yıl sonu olur.
Tutanaklar aynı gün içerisinde olay anında tutulması gerekir. Tutanaklar yasal olarak resmi evraklar arasına girer. Tuttuğunuz veya size tutulan tutanaklar resmi belge yerine geçer.